Что такое «факсимиле»?

Факсимиле это штамп, который обеспечивает точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служит для подтверждения его полномочий. Таким образом, факсимиле является законным аналогом подписи должностного лица.

В каких случаях можно использовать факсимиле?

Так как законодательно закрепленных условий применения факсимиле нет, на практике возникает вопрос - в отношении каких документов допускается использование аналога собственноручной подписи, а в каких случаях следует воздержаться от его использования.

В настоящее время единственной возможностью узаконить применение факсимиле является составление в процессе заключения или исполнения сделок соглашения сторон. Такое соглашение можно оформить:

1. отдельным документом;
2. включить условие об использовании факсимиле в текст договора.

Однако не зависимо от формы закрепления права на использование аналога собственноручной подписи необходимо привести также перечень документов, где возможно использование факсимиле.

Перечислим ситуации, при которых использование факсимиле однозначно запрещено:

1. При оформлении первичных бухгалтерских документов. Согласно законодательству о бухгалтерском учете первичные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. При этом указываются именно «личные подписи». Это позволяет утверждать о невозможности использования аналогов;
2. Факсимиле запрещается проставлять на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия;
3. При оформлении налоговых деклараций. Законодательство допускает возможность замену собственноручной подписи при составлении деклараций на электронную подпись. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги.